Следует провести интервью других участников бизнес-процесса (из других отделов, подразделений) и согласовать с ними детальное описание.

Обычно владельцу бизнес-процесса известны действия, которые выполняют другие участники бизнес-процесса. Поэтому их следует сразу зафиксировать на диаграммах при общении с владельцем, а затем уточнить у конкретных исполнителей.

Для описания действий участников бизнес-процессов «МТИ-Банк» использует «матрицу ответственности-согласования». В данной матрице по столбцам указываются бизнес-процессы, а по строчкам – участники бизнес-процессов. На пересечении строчек и столбцов ставятся соответствующие отметки.

6.6. Согласовать итоговое детальное описание бизнес-процесса с контролирующими подразделениями.

В «МТИ-Банке» контролирующими подразделениями для бизнес-процессов выступают: служба внутреннего контроля – СВК, юридический отдел (при необходимости). Количество и состав контролирующих подразделений может отличаться для каждого банка.

Итак, к данному подэтапу мы имеем диаграммы бизнес-процессов, которые согласованы со всеми участниками и владельцами.

На данном подэтапе следует детально изучить мнения контролирующих подразделений и доработать бизнес-процессы на основе полученных правок. При необходимости (если было получено значительное количество правок) делается повторное согласование с владельцем бизнес-процесса.

6.7. Разработать регламент бизнес-процесса и положение по описываемому участку деятельности.

Если диаграммы бизнес-процессов разрабатывались с помощью программного продукта, в который встроена функция автоматизированной генерации регламентов, то рекомендуется ее использовать. В противном случае регламенты могут быть разработаны вручную.

Приведем основные разделы регламента бизнес-процесса и их краткое пояснение.

- Термины и сокращения.

- Общие положения.

- Исполнители и владелец бизнес-процесса. Указываются все участники бизнес-процесса и их функции (действия).

- Входы-выходы бизнес-процесса. Взаимодействие по потокам данных и объектов с другими бизнес-процессами и окружающей средой.

- Графическая диаграмма бизнес-процесса.

- Детальное табличное описание бизнес-процесса. В таблице детально прописывается каждое действие бизнес-процесса, его входы-выходы, условия (события) начала и завершения, исполнитель, требования к срокам и другая вспомогательная информация.

- Документооборот по бизнес-процессу. Описываются все документы, которые циркулируют внутри бизнес-процесса и действия, которые над ними совершаются.

- Цели, показатели и результаты бизнес-процесса.

Как упоминалось выше, бизнес-процесс 1-го уровня состоит из нескольких подпроцессов, которые описывают определенный участок деятельности, например «Оформление и выдача кредита». Регламенты всех описанных подпроцессов должны составлять единое целое и их следует свести в единое Положение.

В Положение помимо текстовых регламентов бизнес-процессов включаются все формы документов по описываемому участку деятельности, а также вспомогательные документы и приложения. В качестве приложений могут выступать порядки по процедурам, которые нельзя формализовать в виде диаграмм и схем. Например, «Порядок хранения и передачи дел», «Порядок проверки представителя клиента» и т.п.